Un dossier complet est en général traité plus vite et plus difficile à contester. Voici les pièces à nous transmettre après un vol retardé, annulé ou un refus d'embarquement, et pourquoi chacune compte. Il vous en manque une ? Ce n'est souvent pas bloquant : dans bien des cas, nous pouvons partir de votre numéro de réservation.
✓ Contenu vérifié par l'équipe éditoriale VolClaim · Dernière mise à jour : 19 octobre 2026 · Sources : Règlement (CE) n°261/2004 (articles 7 et 9)
Pour démarrer, quelques informations sur votre vol suffisent : aucune pièce ni coordonnée bancaire ne vous est demandée lors de la vérification d'éligibilité. Si votre dossier est éligible, voici ce dont nous avons besoin pour le constituer.
C'est la preuve que vous aviez une réservation confirmée sur le vol. Elle contient le numéro de réservation (souvent 6 caractères), le numéro de vol, la date et le trajet : c'est à partir de ces références que la compagnie retrouve votre dossier.
L'indemnisation est due à chaque passager, enfants compris. Indiquez-nous le nom et le prénom de chacun tels qu'ils figurent sur la réservation, pour que la réclamation couvre bien tout le monde.
Messages, SMS et emails de la compagnie annonçant le retard ou l'annulation, captures des écrans d'affichage de l'aéroport, heure d'arrivée réelle notée à destination. Ces éléments établissent la nature de la perturbation et sa durée, et nous aident à contester un éventuel refus.
Elles montrent que vous vous êtes présenté à l'embarquement. Elles sont utiles mais pas toujours indispensables : en cas d'annulation, par exemple, vous n'en avez parfois jamais reçu. La confirmation de réservation suffit souvent.
Emails, réponse à une réclamation déjà faite, motif invoqué pour le retard, offre de bon d'achat : transmettez-nous tout. Ces échanges montrent ce que la compagnie a dit et quand, et servent si le dossier va jusqu'au médiateur.
Repas, boissons, hôtel, taxi ou transport : si la compagnie ne vous a pas pris en charge pendant l'attente, l'article 9 du règlement permet d'en demander le remboursement. Sans reçu, c'est plus difficile à obtenir.
Beaucoup de passagers ne l'ont plus, ou n'en ont jamais eu en cas d'annulation. Ce n'est en général pas un obstacle : la confirmation de réservation ou le billet électronique suffit le plus souvent à prouver que vous deviez voyager sur le vol.
Avec votre numéro de réservation, les références du vol et le nom des passagers, nous pouvons dans bien des cas constituer le dossier et vérifier la perturbation. Si la compagnie exige une preuve de votre présence à l'embarquement, nous vous indiquons quels autres éléments peuvent, selon les cas, en tenir lieu (email d'enregistrement, étiquette bagage, achat effectué à l'aéroport…).
Pas de capture d'écran du retard ni de reçu ? Transmettez-nous ce que vous avez : nous vous dirons si cela suffit pour votre situation.
Vous n'avez pas à rédiger de réclamation ni à relancer la compagnie : vos documents nous servent à tout faire à votre place, sans avance de frais.
Nous vérifions votre éligibilité, le montant dû à chaque passager et les pièces qui manquent éventuellement.
Nous rédigeons la réclamation, l'envoyons par le canal officiel de la compagnie, la relançons et contestons les refus qui nous paraissent injustifiés.
Si la compagnie refuse ou ne répond pas, vos pièces servent à la saisine du Médiateur Tourisme et Voyage, obligatoire avant le juge depuis le 7 février 2026.
La compagnie verse l'indemnisation à VolClaim, qui vous la reverse par virement, déduction faite de sa commission de 25 % TTC, due uniquement en cas de succès. Si une procédure judiciaire devient nécessaire, notre commission totale est de 50 % TTC maximum. Elle couvre l'ensemble des frais de procédure (frais de justice, avocat, commissaire de justice), que nous avançons et supportons. Si la procédure n'aboutit pas, vous ne payez rien. Les frais de procédure mis à la charge de la compagnie (dépens, article 700) nous reviennent.
Vous n'avez pas à les donner au départ. Si votre dossier aboutit, vous nous les transmettez de façon sécurisée : nous recevons l'indemnisation de la compagnie et vous la reversons par virement, sans aucune avance de frais.
Méfiez-vous de toute demande de coordonnées bancaires, de frais ou de documents d'identité venant d'un interlocuteur que vous n'avez pas contacté vous-même. En cas de doute, consultez notre guide pour vérifier le bon canal de réclamation.
Non, pas toujours. La confirmation de réservation ou le billet électronique suffit en général à prouver que vous deviez voyager sur le vol, et nous pouvons dans bien des cas partir de votre numéro de réservation. Si la compagnie demande une preuve de votre présence à l'embarquement, nous vous indiquons quels autres éléments peuvent, selon les cas, en tenir lieu.
Transmettez-nous les messages, SMS et emails de la compagnie, vos captures des écrans d'affichage de l'aéroport et l'heure réelle d'arrivée si vous l'avez notée. Ces éléments permettent de vérifier que le retard à l'arrivée atteint au moins 3 heures. Si vous n'avez rien de tout cela, signalez-le-nous : ce n'est pas forcément bloquant.
Oui. Si la compagnie ne vous a pas pris en charge pendant l'attente, les reçus permettent de demander le remboursement des frais raisonnables de repas, d'hôtel et de transport au titre de l'article 9 du règlement. Sans justificatif, le remboursement est plus difficile à obtenir.
Pas au départ : aucune coordonnée bancaire n'est demandée lors de la vérification d'éligibilité. Si votre dossier aboutit, vous nous les transmettez de façon sécurisée : nous recevons l'indemnisation et vous la reversons par virement, déduction faite de notre commission de 25 % TTC, due uniquement en cas de succès (50 % TTC maximum au total si une procédure judiciaire devient nécessaire). Méfiez-vous de toute demande de coordonnées bancaires ou de frais venant d'un interlocuteur que vous n'avez pas contacté vous-même.
Vérification gratuite en quelques minutes, aucune avance de frais : 25 % TTC uniquement en cas de succès.
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